Gestió documental i arxiu / Registre d'eliminació de documents

La publicació del Registre de destrucció de documents amb la informació dels processos d’eliminació dels documents de l’organització. 

 

1. La Xarxa recomana

Consulteu la fitxa per a aquest ítem:

https://municat.gencat.cat/ca/Temes/Transparencia/Items-de-transparencia/2.4.4.Registre-eliminacio-documents

 

2. Tipus de gestió de la informació

Automàtica amb dades obertes.

Aquest ítem fins ara manual passa a ser automàtic amb dades obertes, a partir de dades extretes del Departament de Cultura,-Comissió Nacional d’Accés i Avaluació i Tria Documental (CNAATD)-, que conformem la informació de la relació d’eliminacions de documents del sector públic disponibles a la seva base. Sigui per origen del propi ens o via els treballs dels Arxius Comarcals.

 

3. Com millorar la informació

Recomanem algunes millores sobre la visualització que apareix per defecte:

  • Publicar l’avaluació documental que determina el valor cultural, informatiu o jurídic dels documents per tal de decidir-ne sobre la seva conservació o eliminació.
  • Informar sobre si existeixen documents recapitulatius o de si, després d’una tria, s’han conservat alguns documents.
  • Publicar l’inventari de la documentació que s’elimina.
  • Publicar sempre la data en què els documents han estat eliminats
  • Facilitar la consulta en obert en el portal de la transparència, seu electrònica o lloc web de l’organisme titular del servei d’arxiu i gestió documental dels processos d'eliminació dels documents de l'organització.

 

4. D'on trec la informació

Al registre de destrucció de documents. 

 

5. Bones pràctiques

 

Ajuntament de Granollers

A Arxiu municipal s’informa dels processos d'eliminació dels documents de l'organització, així com dels documents eliminats i de la data, sèrie documental i cronologia, des de l'any 2005 al 2020.

https://www.granollers.cat/sites/default/files/pagina/2020/12/20_registre_eliminacions_web_vdes20.pdf

 

Ajuntament de Viladecans

Des del portal de transparència s’accedeix al Llibre de Registre d’eliminació de documents: 

https://www.seu-e.cat/ca/web/viladecans/govern-obert-i-transparencia/accio-de-govern-i-normativa/gestio-documental-i-arxiu/registre-d-eliminacio-de-documents