Gestió documental i arxiu / Instruments de descripció documental

La publicació dels diferents instruments de descripció que elaboren els arxivers/es. Representen l’element clau per identificar, localitzar i controlar la documentació.

 

1. La Xarxa recomana

Consulteu la fitxa per a aquest ítem:

https://municat.gencat.cat/ca/Temes/Transparencia/Items-de-transparencia/2.4.3.Instruments-descripcio-documental

 

2. Tipus de gestió de la informació

Manual.

 

3. Com millorar la informació

Recomanem algunes millores sobre la visualització que apareix per defecte:

  • Publicar l'índex dels fons documentals, l'inventari dels documents custodiats i la relació dels instruments de descripció. L'índex dels fons documentals descriu el contingut de cada fons custodiat a l'Arxiu de la institució a partir de les sèries documentals (codi i nom de la classificació) i el seu abast cronològic. La relació dels instruments de descripció informa de les eines elaborades per l'Arxiu de la institució per localitzar els diferents documents i es tracta, bàsicament de les guies, els inventaris i catàlegs i les relacions de transferències que, periòdicament, fan arribar documentació a l’Arxiu, un cop finalitzada la seva tramitació administrativa.

 

4. D'on trec la informació

A les guies, als inventaris i als catàlegs que publiquen les diverses institucions a les seves pàgines Web. 

 

5. Bones pràctiques

Ajuntament de Santa Coloma de Gramenet

Explicació de tot el què conté un fons documental i les relacions de transferències

https://www.gramenet.cat/ajuntament/arees-municipals/arxiu/transparencia/instruments-de-descripcio-documental/

 

Ajuntament de Terrassa

A Arxiu es publica la normativa vigent

https://arxiumunicipal.terrassa.cat/recarxiu.php?id_menu=6&idp=6

 

6. Manterial de suport:

 

Comunitat de la Xarxa d’Arxius Municipals

Alguns ajuntaments disposen d’aquesta informació a la XAM (Xarxa d’Arxius municipals de la Diputació de Barcelona). Posem dos exemples:

Ajuntament de Tona

 

https://xam.diba.cat/wiki/tona

 

Ajuntament de Gelida

https://xam.diba.cat/wiki/fons-ajuntament-de-gelida