Quan ens arriba una alerta, improvisar no és una opció

La Llei 2/2023 va establir l’obligació que les administracions públiques disposin d’un Sistema Intern d’Alertes (SIA). Però més enllà del compliment normatiu, el veritable repte és definir com s’han de gestionar aquestes comunicacions un cop entren al sistema i protocol·litzar-ne el tractament amb criteris clars i homogenis.

Per garantir una gestió adequada de les alertes, el protocol ha de definir tant els elements bàsics del Sistema Intern d’Alertes com les garanties i aspectes organitzatius necessaris per assegurar una tramitació segura, confidencial i traçable de totes les comunicacions rebudes, que són:

• Designar la persona responsable o l’òrgan col·legiat encarregat de la gestió, supervisió i seguiment del Sistema Intern d’Alertes.
• Establir les persones legitimades per presentar comunicacions, determinades per la llei 2/2023.
• Establir el canal intern d’alertes —que ha d’estar degudament publicat al web i al portal de transparència— i l’accés al canal extern de l’Oficina Antifrau de Catalunya.
• Garantir que totes les comunicacions quedin registrades i associades a un codi identificador únic.
• Disposar d’un llibre-registre, confidencial i independent, on es recullin les actuacions i evidències de totes les comunicacions investigades i finalitzades.
• Assegurar la confidencialitat, la protecció de la persona informant i una gestió segura durant tot el procediment.

Infografia dels elements bàsics d’un protocol de gestió de les alertes 

Un cop definida l’estructura bàsica del Sistema Intern d’Alertes, s’ha d’establir també la manera com s’ha de gestionar una comunicació des del moment en què entra al sistema fins al seu tancament final.

El protocol ha de permetre definir un circuit clar, homogeni i traçable per garantir que totes les comunicacions es tractin amb les mateixes garanties i sota criteris comuns. De manera resumida, el tractament d’una comunicació hauria de passar per les fases que recull la infografia següents.

Infografia de les fases a seguir en la gestió d’una comunicació rebuda pel canal intern d’alertes 

Aquests passos permeten garantir una gestió ordenada i segura de les alertes i faciliten que els ens públics disposin d’un model clar d’actuació davant qualsevol comunicació rebuda.

Per facilitar aquesta tasca, des del Gabinet d’Innovació, Integritat i Transformació Digital Local de la Diputació de Barcelona es posa a disposició dels ens públics un model de protocol de gestió de les informacions rebudes pel canal intern d’alertes [3] que recull, de manera pràctica, les diferents fases, rols i garanties del procediment amb més detalls.