Les dades de l’arxiu: models d’informació a publicar

L’arxiu és una peça clau en els nostres ens per poder disposar de tota la informació de l’activitat que generem de manera endreçada i correctament classificada. 

Coneixem, però, quina  és la informació que genera l’arxiu? I quins són els models que hem de publicar com a transparència activa?

D'acord a la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern, en l'àmbit de gestió documental i arxiu, així com segons la Llei 10/2001, de 13 de juliol d’arxius i gestió de documents, es recomana disposar i publicar la informació de l'ens corresponent a:
 

• El calendari de conservació i règim d'accés documental [3]: recull, de manera essencial, els terminis de conservació, transferència i règim d’accés de cada sèrie documental.

• El quadre de classificació documental [4] (i inventari): és l’estructura jeràrquica i lògica de conceptes que reflecteix les diferents funcions, activitats i transaccions de l’organització i que permet identificar i agrupar físicament o intel·lectualment els documents i també la seva recuperació.

• Els instruments de descripció documental [5]: els diferents instruments de descripció que elaboren els arxivers/es, són l’element clau per identificar, localitzar i controlar la documentació.

• El registre d'eliminació de documents [6]: és el registre que ha d'informar dels processos d'eliminació dels documents de l'organització.

L'aplicació d'aquesta normativa facilita disposar de la documentació d'expedients que l'ens genera de manera estructurada, ordenada i homogenea al aplicar la normativa vigent de gestió documental i arxiu. La publicació d'aquesta informació facilita el coneixement per part de la ciutadania de la documentació que està en poder de l'administració.

Aquesta informació està recollida en el portal de transparència del consorci AOC d'acord amb el treball realitzat per la Xarxa de Governs Transparents de Catalunya [7]. Amb l'objectiu de facilitar-vos models per a poder aplicar en el vostre portal de transparència i també per a poder automatitzar la informació , us facilitem exemples de publicació.

Models
 

Tots aquests models els posem a la vostra disposició mitjançant un entorn de proves del Gabinet d'Innovació Digital: només cal que hi accediu i podreu visualitzar tota la informació.

[8]

Calendari de conservació i règim d'accés documental [8]

Aquest item recull, de manera essencial, els terminis de conservació, transferència i règim d’accés de cada sèrie documental.

En aquest cas, us proposem un redactat model que podeu utilitzar de referència.


 

[9]

Instruments de descripció documental [9]

Els diferents instruments de descripció que elaboren els arxivers/es, són l’element clau per identificar, localitzar i controlar la documentació.

En aquest cas, us proposem un redactat model que podeu utilitzar de referència.

[10]

Registre d'eliminació de documents [10]

És el registre que ha d'informar dels processos d'eliminació dels documents de l'organització.

En aquest cas, us proposem activar aquest item com a automàtic amb dades obertes, com ofereix el portal del Consorci AOC.


 

Informació relacionada

• Us animem a completar la informació consultant l'article que des de l'Oficina de Patrimoni Cultural de la Diputació de Barcelona, en concret la Xarxa d'Arxius Municipals, va publica en la Sala de Ponents [11].

• Els arxius obren les seves dades: nou projecte d'automatització de les dades d'arxiu. [12]