El quadre de classificació i el catàleg de processos/sèries i el quadre de tipus documentals

[3]El quadre de classificació i el catàleg de processos/sèries i, el quadre de tipus documental [3]
Oficina de Patrimoni Cultural de la Diputació de Barcelona
 

El quadre de classificació i el catàleg de processos/sèries són la columna vertebral d’un sistema de gestió documental en un ajuntament. És com imaginar-nos un arbre amb les seves branques, que estructura les funcions i activitats municipals en forma d’expedients, generats segons les competències municipals.

La funció del quadre de classificació i el catàleg de processos/sèries és clau en l’organització dels expedients municipals.

El quadre de classificació i el catàleg de processos/sèries concreten les funcions i activitats municipals. Els documents que trobem dins dels expedients s’estructuren a partir del quadre de tipus documentals en diferents formes, com per exemple, un ban, una acta, un contracte o un certificat.

El quadre de classificació i el catàleg de processos/sèries del Programa de Manteniment (municipis menors de 10.000 habitants assistits per l’equip d’arxivers itinerants de l’Oficina de Patrimoni Cultural) de la Xarxa d’Arxius Municipals i el que incorpora SeTDIBA, parteixen del Model de Quadre de Classificació per Ajuntaments i Consell Comarcals (MQCAC) establert per la Direcció General del Patrimoni Cultural de la Generalitat de Catalunya, fruit del consens entre els professionals de diferents administracions catalanes, en el que han participat arxivers de la Diputació de Barcelona.

El quadre de classificació i el catàleg de processos/sèries té les següents aplicacions:

• ontribueix a la implantació de la gestió de documents en el marc de l’administració electrònica, ja que facilita l’aplicació de les polítiques d’avaluació, disposició i accés perquè té associades les Taules d’Accés i Avaluació Documental (TAAD).

• també identifica i normalitza les denominacions dels títols dels processos i sèries, facilitant d’aquesta manera l’accés al ciutadà a la informació pública ja que es presenta de manera sistematitzada.

• permet integrar en un únic model la documentació històrica i actual, així com poder-ho aplicar en els data-sets dels ajuntaments.

• facilita la integració i la interoperabilitat de dades estructurades entre diferents sistemes d’informació

En relació a la publicitat activa i transparència, la Llei 20/2015, de 29 de juliol, de modificació de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i documents, va modificar l’article 35 de la Llei 10/2001, del 13 de juliol, d’arxius i documents, quedant redactat de la manera següent:

«Article 35. Publicitat activa i transparència

»1. Amb la finalitat que els usuaris puguin localitzar i identificar els documents i hi puguin accedir, els arxius del Sistema d’Arxius de Catalunya han de complir les obligacions de transparència següents:

»a) Fer públics els instruments de descripció documental que permeten als investigadors i als ciutadans de localitzar la documentació de què disposen.

»b) Fer públic el registre d’eliminació de documents.

»2. La informació a què fa referència l’apartat 1 ha de poder ésser consultada en el portal de la transparència i en la seu electrònica o lloc web de l’organisme titular del servei d’arxiu i gestió documental.»

Seguint la normativa, el Programa de Manteniment de la Xarxa d’Arxius Municipals publica els quadres de classificació, els inventaris i els registres d’eliminació dels arxius municipals adherits, a la Comunitat de la Xarxa d’Arxius Municipals: https://xam.diba.cat/wiki/arxius-del-programa-de-manteniment [4]. I en aquests moments, estem treballant per oferir aquestes eines en dades obertes.